Firmowy zestaw biurowy, na który składają się komputer lub laptop, monitor, klawiatura i pozostałe akcesoria, przetwarza znacznie więcej informacji, niż widać na ekranie. Mogą to być dokumenty księgowe, dane klientów, korespondencja, hasła zapisane w przeglądarce, projekty, umowy albo pliki dostępne przez firmową chmurę. Dlatego bezpieczeństwo danych powinno być uwzględnione już podczas wyboru sprzętu, a następnie konsekwentnie utrzymywane w codziennej pracy. Dotyczy to zarówno nowego wyposażenia, jak i komputerów poleasingowych, które po odpowiednim sprawdzeniu mogą bezpiecznie służyć w małej firmie, biurze rachunkowym, recepcji czy dziale handlowym.
Dobór sprzętu do rodzaju przechowywanych danych
Pierwszym krokiem jest określenie, jakie dane będą przetwarzane na danym stanowisku. Komputer wykorzystywany wyłącznie do obsługi poczty i dokumentów tekstowych ma inne wymagania niż stacja robocza używana przez księgowość, kadry lub dział projektowy. W każdym przypadku warto jednak zwrócić uwagę na sprawny dysk, odpowiednią ilość pamięci operacyjnej, możliwość aktualizacji systemu oraz kompatybilność z firmowym oprogramowaniem zabezpieczającym.
W przypadku laptopa dodatkowe znaczenie ma stan baterii, obudowy i zawiasów, ponieważ urządzenie może być wynoszone poza siedzibę firmy. Komputer stacjonarny jest zwykle mniej narażony na zgubienie, ale jego dysk nadal może zawierać poufne informacje. Monitor poleasingowy nie przechowuje dokumentów ani haseł, jednak powinien być sprawny i ustawiony tak, aby osoby postronne nie mogły łatwo odczytywać danych z ekranu. W Warszawskim Pogotowiu Komputerowym 24/7 sprzęt poleasingowy jest przygotowywany do dalszej pracy po weryfikacji technicznej i odpowiednim wyczyszczeniu nośników. Dla klienta końcowego ważne jest, aby znać nie tylko parametry urządzenia, lecz także jego historię przygotowania do sprzedaży.
Bezpieczne wymazanie danych przed ponownym użyciem
Sprzęt poleasingowy zazwyczaj pochodzi z firm, instytucji lub większych organizacji, dlatego mógł wcześniej zawierać dokumenty i profile użytkowników. Samo usunięcie plików z kosza nie jest wystarczającym zabezpieczeniem. W wielu przypadkach dane można odzyskać za pomocą specjalistycznych narzędzi, jeśli nośnik nie został prawidłowo wyczyszczony albo zaszyfrowany.
Przed przekazaniem komputera kolejnemu użytkownikowi należy usunąć poprzednie konta, profile przeglądarek, zapisane hasła, klucze dostępu i dane z aplikacji. W zależności od rodzaju dysku oraz zastosowanej polityki bezpieczeństwa stosuje się bezpieczne kasowanie, przywrócenie systemu z usunięciem danych użytkownika albo szyfrowanie połączone z usunięciem klucza. W przypadku dysków SSD nie należy bezrefleksyjnie stosować metod przeznaczonych dla starszych dysków talerzowych, ponieważ ich działanie może być nieskuteczne lub niepotrzebnie skracać żywotność nośnika. Sprzedawca powinien mieć własną procedurę przygotowania urządzeń, a kupujący może zapytać, czy poprzednie dane zostały usunięte przed sprzedażą.
Szyfrowanie dysku i ochrona laptopa
Szyfrowanie dysku ogranicza ryzyko ujawnienia danych w przypadku kradzieży, zgubienia lub nieautoryzowanego dostępu do urządzenia. Bez szyfrowania osoba, która wyjmie dysk z komputera i podłączy go do innego urządzenia, może próbować odczytać zapisane pliki niezależnie od hasła używanego przy logowaniu do systemu. Szyfrowanie zabezpiecza dane tak, aby ich odczyt wymagał odpowiedniego klucza lub poświadczeń.
W środowisku Windows można wykorzystać rozwiązania systemowe, takie jak BitLocker, o ile pozwala na to konkretna edycja systemu i konfiguracja sprzętu. Warto sprawdzić, gdzie przechowywany jest klucz odzyskiwania. Nie powinien znajdować się wyłącznie na tym samym komputerze, ponieważ w razie awarii lub blokady urządzenia może stać się niedostępny. Klucz można przechowywać zgodnie z firmową polityką, na przykład w bezpiecznym systemie administracyjnym lub na odpowiednio chronionym nośniku. W laptopach przydatny jest również moduł TPM, który wspiera bezpieczne przechowywanie informacji potrzebnych do ochrony kluczy szyfrujących.
Aktualizacje systemu i programów
System operacyjny, przeglądarka internetowa, pakiet biurowy, sterowniki i programy używane w firmie powinny być regularnie aktualizowane. Aktualizacje usuwają błędy oraz znane luki, które mogą zostać wykorzystane przez złośliwe oprogramowanie. Odkładanie instalacji poprawek przez długi czas zwiększa ryzyko, zwłaszcza gdy komputer korzysta z internetu, poczty elektronicznej i dokumentów przesyłanych przez klientów.
Najbezpieczniej włączyć automatyczne aktualizacje systemu, ale nie oznacza to całkowitego braku kontroli. W firmie warto ustalić, kto sprawdza poprawność aktualizacji, czy programy nadal współpracują z używanymi aplikacjami oraz co zrobić w razie problemu. Nie należy korzystać z systemu, którego producent zakończył wsparcie, jeżeli urządzenie ma dostęp do firmowych danych. Dotyczy to także starszych komputerów poleasingowych. Jeżeli sprzęt spełnia wymagania nowszego systemu, można go zaktualizować; jeżeli nie, należy rozważyć zmianę konfiguracji albo przeznaczenie go do zadań pozbawionych dostępu do poufnych informacji.
Konta użytkowników i ograniczenie uprawnień
Każda osoba korzystająca z firmowego komputera powinna mieć własne konto. Wspólne konto dla całego zespołu utrudnia ustalenie, kto otwierał dokumenty, instalował programy lub zmieniał ustawienia. Utrudnia też szybkie odebranie dostępu pracownikowi, który przestał korzystać ze stanowiska.
Do codziennej pracy nie powinno się używać konta administratora. Standardowe konto użytkownika pozwala ograniczyć skutki przypadkowego uruchomienia niebezpiecznego pliku lub instalatora. Uprawnienia administracyjne powinny być przyznawane tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne, najlepiej przez osobę odpowiedzialną za informatykę. Hasło administratora nie powinno być zapisane na kartce przy komputerze ani używane na wielu stanowiskach. Warto również ustawić automatyczne blokowanie ekranu po okresie bezczynności i wymagać ponownego uwierzytelnienia po odejściu od biurka.
Hasła, uwierzytelnianie i poczta elektroniczna
Silne hasło do komputera jest ważne, ale nie powinno być jedyną ochroną. Hasła nie mogą być takie same dla systemu, poczty, bankowości internetowej i usług firmowych. Gdy jedno z nich wycieknie, przestępca może próbować użyć go w innych serwisach. Pomocny jest menedżer haseł, który pozwala tworzyć długie, różne hasła i ogranicza potrzebę zapisywania ich w przeglądarce.
Jeżeli dana usługa obsługuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe, warto je włączyć. Drugim składnikiem może być aplikacja uwierzytelniająca, klucz sprzętowy albo inne rozwiązanie oferowane przez dostawcę. Szczególnej ostrożności wymaga poczta elektroniczna, ponieważ wiadomości często zawierają odnośniki i załączniki prowadzące do złośliwych stron. Pracownik powinien sprawdzać adres nadawcy, domenę odnośnika i kontekst wiadomości. Prośba o pilny przelew, zmianę numeru rachunku lub przesłanie danych logowania powinna być potwierdzona innym kanałem komunikacji.
Program antywirusowy, zapora i bezpieczna sieć
Na firmowym komputerze powinno działać aktualne rozwiązanie ochrony przed złośliwym oprogramowaniem. Wbudowane zabezpieczenia systemu mogą być wystarczające dla wielu podstawowych stanowisk, ale muszą być aktywne i regularnie aktualizowane. Nie należy instalować kilku programów antywirusowych jednocześnie bez wyraźnej potrzeby, ponieważ mogą wzajemnie zakłócać swoje działanie.
Zapora sieciowa ogranicza niepożądane połączenia przychodzące i wychodzące. Warto korzystać z zabezpieczonej sieci Wi-Fi, z silnym hasłem do panelu routera i aktualnym oprogramowaniem urządzenia. Dostęp gości powinien być oddzielony od sieci, w której znajdują się komputery firmowe. Podczas pracy poza biurem należy unikać otwartych, publicznych sieci bez dodatkowej ochrony. Jeśli pracownik łączy się z zasobami firmy z domu lub podróży, warto zastosować firmowy VPN oraz zasady określone przez administratora.
Kopie zapasowe i ochrona przed utratą plików
Szyfrowanie i program antywirusowy nie zastąpią kopii zapasowej. Awaria dysku, przypadkowe usunięcie pliku, kradzież urządzenia albo atak ransomware mogą pozbawić firmę dostępu do danych. Kopie powinny obejmować najważniejsze dokumenty, konfiguracje i dane aplikacji, a sposób ich wykonywania powinien być znany osobie odpowiedzialnej za stanowisko.
Nie należy przechowywać jedynej kopii na tym samym komputerze co oryginalne pliki. Jeżeli kopia jest stale podłączona i dostępna z konta użytkownika, złośliwe oprogramowanie może próbować ją również zaszyfrować lub usunąć. W zależności od potrzeb firmy można korzystać z bezpiecznej chmury, serwera sieciowego albo odłączanego nośnika przechowywanego w chronionym miejscu. Same kopie nie wystarczą, jeśli nigdy nie sprawdzano ich odtworzenia. Próba odzyskania kilku plików pozwala potwierdzić, że backup działa i nie jest uszkodzony.
Bezpieczeństwo fizyczne i codzienne nawyki
Ochrona danych obejmuje również sposób korzystania ze sprzętu. Komputer stacjonarny powinien znajdować się w miejscu, do którego nie mają swobodnego dostępu osoby postronne. Laptop podczas transportu warto przechowywać w zamykanej torbie, a w samochodzie nie zostawiać go na widocznym miejscu. W biurze należy blokować ekran przed odejściem od stanowiska, nawet jeśli przerwa trwa tylko kilka minut.
Dokumenty nie powinny być drukowane bez potrzeby, a wydruki zawierające dane klientów trzeba przechowywać i niszczyć w sposób uniemożliwiający ich odczyt. Należy też uważać na rozmowy prowadzone przy otwartym monitorze oraz na fotografowanie ekranu przez osoby znajdujące się w pobliżu. Monitor z filtrem prywatyzującym może pomóc na stanowisku w recepcji, pociągu lub przestrzeni coworkingowej, ale nie zastąpi blokady ekranu i rozsądnej organizacji pracy.
Przygotowanie stanowiska po zakupie
Po zakupie komputera warto wykonać podstawowy przegląd bezpieczeństwa przed podłączeniem go do firmowej sieci. Należy sprawdzić, czy system został aktywowany, czy nie ma nieznanych kont użytkowników, czy poprzednie profile zostały usunięte oraz czy urządzenie nie uruchamia podejrzanych programów przy starcie. Następnie trzeba zainstalować aktualizacje, ustawić własne konto, włączyć szyfrowanie i skonfigurować ochronę sieciową.
Nie powinno się przenosić wszystkich danych ze starego komputera bez selekcji. Lepiej skopiować potrzebne pliki, sprawdzić ich aktualność i pozostawić na nowym stanowisku tylko informacje niezbędne do pracy. Hasła zapisane w poprzedniej przeglądarce należy zmienić, szczególnie jeśli sprzęt był używany przez więcej niż jedną osobę. Takie przygotowanie dotyczy również sprawdzonego sprzętu poleasingowego i pozwala rozpocząć pracę z czystą konfiguracją, dostosowaną do aktualnego użytkownika oraz zasad firmy.
Bezpieczeństwo danych na firmowym zestawie biurowym zależy od połączenia kilku elementów: prawidłowego wymazania poprzednich informacji, szyfrowania dysku, aktualnego systemu, ograniczonych uprawnień, silnych haseł, kopii zapasowych i ostrożnych nawyków. Żaden pojedynczy program nie zabezpieczy firmy przed każdym zagrożeniem. Dlatego także przy zakupie laptopa, komputera PC lub monitora poleasingowego warto zwracać uwagę na stan techniczny, możliwość dalszego wsparcia systemu i sposób przygotowania urządzenia do sprzedaży. Dobrze skonfigurowany zestaw, regularnie aktualizowany i używany zgodnie z prostymi zasadami, może bezpiecznie obsługiwać codzienną pracę biura przez długi czas.